En 23people, usamos los servicios de Shared Drives de Google Drive para la creación de documentos operativos y su almacenaje en la nube. Principalmente, documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones y PDFs. En un mundo cada vez más digital, los Shared Drives proporcionan una plataforma robusta y fácil de usar para almacenar, acceder y colaborar en archivos, asegurando simultáneamente su seguridad y disponibilidad.
Lo siguiente, está diseñado para orientar a todos los profesionales de nuestra organización en la gestión efectiva y eficiente de los documentos de trabajo.
Qué son las Carpetas Compartidas (Shared Drives)
Los Shared Drives de Google Drive son una herramienta de almacenamiento en la nube diseñada para facilitar la colaboración en equipos y organizaciones. A diferencia de un espacio de almacenamiento de Google Drive personal, que está vinculado a un usuario individual, los Shared Drives pertenecen a toda la organización. Esto significa que los archivos y carpetas almacenados en un Shared Drive son accesibles a todos los miembros de ese Drive, independientemente de quién los creó.
El uso de Shared Drives ofrece una serie de ventajas para nuestra empresa. En primer lugar, permite una colaboración en tiempo real, con múltiples personas capaces de trabajar en un mismo documento simultáneamente. Además, proporciona una ubicación centralizada para todos nuestros documentos importantes, lo que facilita su localización y acceso.
Una ventaja crucial de los Shared Drives es la continuidad que proporcionan. Dado que los archivos no están vinculados a un individuo, si un miembro del equipo deja la empresa o se ausenta, los archivos seguirán estando disponibles para el resto del equipo.
Los Shared Drives también ofrecen sólidas características de seguridad y control. Podemos administrar fácilmente quién tiene acceso a qué archivos, y qué pueden hacer con ellos, ya sea ver, comentar, editar o compartir.
Cómo accedo a los Shared Drives
El siguiente es el enlace a los Shared Drives:
Como usar Shared Drives
A continuación, se indica un enlace para acceder a la documentación oficial de la herramienta.
Control de acceso a documentos
El acceso a documentos es un punto muy importante de la seguridad de nuestros documentos. De nada sirve tener un sistema robusto de seguridad y controles de acceso si es que no usan correctamente o si se permite el acceso sin control premeditado.
Existe un principio que guía el acceso a los documentos y es conocido como: Principio de mínimos privilegios. Este, establece que en un sistema de información, cada usuario debe tener los privilegios más restrictivos posibles para realizar sus funciones. Esto minimiza el riesgo potencial que podría surgir si ese usuario fuera comprometido de alguna manera.
Al aplicar este principio en el uso de Shared Drives de Google Drive, la decisión de cuándo crear un nuevo shared drive o cuándo simplemente otorgar acceso a una carpeta específica depende del tipo de acceso y nivel de control que quieras que tengan los usuarios.
Buenas Prácticas
A continuación, un listado de buenas prácticas esperadas:
Evitar otorgar permisos a nivel de usuario: Es recomendable otorgar permisos a nivel de grupo para facilitar la administración de los permisos.
Evitar otorgar permisos de administrador a menos que sea necesario: Otorgar permisos de administrador a un usuario o grupo permite que tengan control total sobre los archivos y carpetas, por lo que se recomienda otorgar estos permisos solo a los usuarios o grupos que realmente necesitan tener control total.
Asignar el mínimo de permisos necesarios: Otorgar solo los permisos necesarios para que los usuarios o grupos puedan realizar su trabajo. Esto siguiendo el Principio de mínimos privilegios.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo crear un nuevo Shared Drive y cuando solo crear una carpeta específica dentro de un Shared Drive con acceso limitado?
Lo siguiente puede guiar.
Crear un nuevo Shared Drive
Se recomienda crear un Shared Drive cuando se necesita un alto grado de control y cuando la colaboración es requerida entre un grupo de personas a largo plazo. Los Shared Drives son ideales cuando:
Necesitas compartir una gran cantidad de archivos con un equipo o un grupo de personas.
Necesitas establecer diferentes niveles de permisos para diferentes miembros o grupos.
Otorgar acceso a una carpeta específica
Este enfoque puede ser útil cuando:
Solo se necesita compartir un número limitado de archivos o documentos que están dentro de un Shared Drive ya creado.
La colaboración requerida es temporal o por un proyecto específico que tiene una fecha de finalización clara.
🚧 Recuerda!
Siempre es mejor errar en el lado de otorgar menos acceso para mantener segura la información y solo otorgar permisos adicionales cuando sea necesario.