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Guía de Reuniones Diarias Kanban (Daily Meetings)#

La reunión Kanban diaria (daily meeting) es una reunión en donde los participantes toman decisiones basadas en un Tablero Kanban(1) que facilita la tarea de gestionar el trabajo del equipo que se está llevando a cabo para un Flujo de Trabajo(2) definido.

  1. Herramienta visual que permite gestionar el trabajo del equipo. El tablero se organiza en columnas que representan las etapas del flujo de trabajo, y cada ítem de trabajo se representa como una tarjeta que se mueve a través de estas columnas a medida que avanza el proceso.
  2. Secuencia de etapas que contienen diferentes actividades necesarias para cumplir con un objetivo específico. El flujo de trabajo define las etapas que un ítem de trabajo debe atravesar desde su inicio hasta su finalización.

Objetivos Principales#

La reunión diaria busca Gestionar el Trabajo del Equipo. Para esto, se persigue principalmente los siguientes objetivos:

1. Sincronización#

Asegurar que todo el equipo esté sincronizado respecto al avance global de los trabajos gestionados en los tableros. La visualización permite gestionar el trabajo.

2. Enfoque#

Mantener el foco en terminar las tareas más prioritarias. Se persigue el principio de "Parar de comenzar y Comenzar a terminar", por lo que lo más cerca de terminarse es lo que se debe priorizar aunque tambien toma prioridad items de trabajo que aparecen en un momento no determinado y que deben realizarse expeditamente.

3. Identificación de Bloqueos#

Detectar los bloqueos(1) que serán analizados posteriormente con mayor detalle en una reunión específica posterior y denominada After-Meeting(2). Se busca solo identificar los impedimentos, no resolverlos en este momento.

  1. Obstáculos o impedimentos que impiden el avance del trabajo. Pueden ser de diversa naturaleza, como falta de recursos, dependencias externas, problemas técnicos, o cualquier otro factor que dificulte el progreso de un ítem de trabajo.
  2. Reunión posterior a la reunión diaria donde se abordan los impedimentos identificados.

Gestión del Flujo de Trabajo#

El tablero se recorre columna a columna, comenzando por la etapa más cercana a Done y retrocediendo hacia el inicio del flujo. El objetivo es identificar oportunidades para avanzar los ítems hacia Done lo antes posible, aplicando el principio de "parar de comenzar y comenzar a terminar".

Ítems Expeditos#

Antes de iniciar el recorrido del tablero, se revisan los Ítems Expeditos(1). Estos son ítems urgentes que requieren atención inmediata y se gestionan con prioridad por encima del flujo normal, incluso si esto implica suspender temporalmente los Límites de WIP(2).

  1. Ítem de trabajo urgente que requiere atención inmediata y se gestiona con prioridad por encima del flujo normal, incluso suspendiendo temporalmente los límites de WIP.
  2. Límite de Trabajo en Progreso que se establece para evitar la sobrecarga de trabajo en el equipo. En general se aplica a las etapas (o conjunto de sub-etapas) de "In Progress".

Por cada columna#

Antes de revisar los ítems presentes, se evalúa la capacidad disponible de la columna:

  1. ¿Hay cupo según el WIP Limit?
    • Si hay cupo: ¿qué ítem de la cola anterior está listo para ser arrastrado a esta etapa?
    • Solo se arrastra un ítem si ya está en estado "listo" en la etapa anterior (cola de salida).
    • Al arrastrar un ítem, se define también quién del equipo lo tomará: este es el mecanismo de asignación del foco de trabajo en Kanban.

Por cada ítem en la columna#

Los ítems se revisan priorizando el Aging(1) del item en el flujo. Se busca avanzar los ítems que llevan más tiempo en el flujo para evitar que se queden estancados.

  1. Tiempo total que un ítem de trabajo lleva en el flujo, desde que salió del Backlog (o entró al To Do). Es una métrica clave para priorizar el trabajo y evitar que los ítems se queden estancados en el flujo.

Para cada ítem priorizado, se realizan las siguientes preguntas:

  1. Responsabilidad — ¿Quién puede informar el avance del ítem en esta reunión? Debe haber un responsable claro, independiente de cuántos profesionales estén involucrados.

  2. Progreso Reciente — ¿En qué ha avanzado el ítem últimamente? Enfocarse en hechos concretos, evitar porcentajes.

  3. Próximos Pasos — ¿Qué le falta al ítem para avanzar a la siguiente etapa del flujo?

  4. Temporalidad — ¿Cuándo se espera que el ítem avance a la siguiente etapa?

  5. Obstáculos — ¿Hay algo que bloquee o impida el trabajo en este ítem?

  6. Aprendizajes — ¿Hay aprendizajes obtenidos en este ítem que valga compartir con el equipo?

Notas Importantes#

  1. Los impedimentos identificados durante la reunión diaria no se resuelven en el momento. Estos temas se abordarán posteriormente en reuniones específicas denominadas "after-meetings" con equipos especializados.
  2. Se busca en evitar que se acumulen tarjetas en las etapas que son colas.
  3. Los tableros, flujos de trabajo y carriles, se relacionan de la siguiente manera: los Tableros pueden tener varios Flujos de Trabajo. Cada Flujo de Trabajo puede tener 1 o mas carriles (o pistas) que son en general para dividir tipos de items de trabajo o items que pueden ser urgentes o no.

Etapas base de un Flujo de Trabajo#

Las siguientes son las etapas base de un flujo de trabajo en un tablero Kanban. Pueden tener sub-etapas o etapas adicionales según las necesidades del equipo.

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kanban
  Backlog
    b1[Ítem D]
    b2[Ítem E]
  To Do
    td1[Ítem C]
  In Progress
    ip1[Ítem A]@{ assigned: "Ana" }
    ip2[Ítem B]@{ assigned: "Luis" }
  Done
    d1[Ítem Z - Listo ✓]
  1. Backlog. Son items de trabajo que están inmaduras respecto de lo que se pretendes hacer con ellas. Son items que no se han comenzado a trabajar.
  2. To Do. Son items de trabajo que están listos para ser trabajados. Han definido su alcance y se ha definido su prioridad. Desde aqui se entiende que el equipo se ha comprometido a trabajar en el item y por tanto comienza a contar el Aging del item.
  3. In Progress. Son items de trabajo que están siendo trabajados. Se espera que además de realizar las actividades necesarias, se pueda asegurar la calidad de lo realizado antes de pasar a la siguiente etapa.
  4. Done. Son items de trabajo que han sido completados.

Referencias#