La importancia del método Kanban en 23people
En 23people, hemos adoptado el Método Kanban como nuestra estrategia principal para gestionar todos nuestros flujos de trabajo. Esta decisión no es arbitraria, sino que responde a la necesidad de mejorar nuestra eficiencia, transparencia y capacidad de respuesta en un entorno empresarial cada vez más dinámico y competitivo.
🧠💡 Estamos en el área de Trabajo del Conocimiento.
El valor de este trabajo se determina basándose en cuantos problemas no triviales y que impliquen creatividad de pensamiento, se pueden resolver. Todo lo demás, debe hacerse una manera aburrida, predecible y metódica.
Entendemos por Flujo de Trabajo a la representación visual y sistemática de cómo se mueve y transforma el trabajo a través de diferentes etapas, desde su inicio hasta su finalización, con el objetivo de entregar valor de manera eficiente y efectiva. Esto involucra a una amplia gama de tareas y solicitudes, desde el desarrollo de software hasta procesos administrativos, incluyendo:
Aprobaciones de vacaciones.
Autorizaciones de pagos bancarios.
Solicitudes administrativas en general.
Búsqueda y Selección de Profesionales TI (tanto las solicitudes desde clientes externos como de la gestión interna).
Implementación de Iniciativas Estratégicas o Actividades Clave.
Generación de propuestas técnico-comerciales.
Desarrollo de soluciones informáticas.
etc.
Es crucial reconocer que en 23people gestionamos solicitudes y tareas que provienen tanto de clientes externos como de clientes internos. Esta diversidad de fuentes hace que sea aún más importante contar con un sistema que pueda manejar eficientemente todos los tipos de demanda.
Beneficios del método Kanban para 23people
Existe una serie de beneficios que podemos percibir en el uso de este método:
1. Visibilidad mejorada: Nos permite ver claramente el estado de todas las tareas y proyectos en tiempo real.
2. Flexibilidad y adaptabilidad: Podemos responder rápidamente a cambios en las prioridades del negocio o las demandas de los clientes.
3. Optimización del flujo de trabajo: Identificamos y eliminamos cuellos de botella para mejorar continuamente nuestros procesos.
4. Reducción del desperdicio: Limitamos el trabajo en curso para evitar la sobrecarga y enfocarnos en las tareas más importantes.
5. Mejora de la colaboración: Fomentamos una cultura de transparencia y responsabilidad compartida.
6. Entrega continua de valor: Entregamos resultados de manera más frecuente y predecible.
7. Previsibilidad mejorada: Estimamos con mayor precisión cuándo se completará una tarea o iniciativa.
8. Medición del rendimiento: Evaluamos y mejoramos continuamente nuestro desempeño mediante métricas clave.
Implementación del método Kanban en 23people
Cuando trabajamos con flujos de trabajo, debemos perseguir el aplicar las siguientes prácticas:
1. Visualización del trabajo
Utilizamos tableros Kanban digitales para cada área o tipo de proceso.
Creamos columnas que representan las etapas específicas de cada proceso.
Usamos tarjetas virtuales para representar tareas individuales.
2. Limitación del trabajo en curso (WIP)
Establecemos límites de WIP para cada columna del tablero.
Ajustamos los límites según la capacidad del equipo y la naturaleza de las tareas.
Fomentamos la finalización de tareas antes de iniciar nuevas.
3. Gestión del flujo de trabajo
Monitoreamos el tiempo de ciclo (Cycle Time) de las tareas desde su inicio hasta su finalización.
Identificamos y eliminamos cuellos de botella en los procesos.
Optimizamos el flujo de trabajo para reducir los tiempos de espera.
4. Políticas de proceso explícitas
Definimos claramente los criterios de entrada y salida para cada columna del tablero.
Establecemos reglas para la priorización de tareas.
Documentamos y comunicamos las políticas a todos los miembros del equipo.
5. Ciclos de retroalimentación
Implementamos reuniones diarias breves para revisar el progreso y los obstáculos.
Realizamos revisiones periódicas del tablero Kanban y sus métricas.
Solicitamos retroalimentación de los clientes internos y externos sobre la calidad y eficacia de los entregables.
6. Mejora colaborativa y evolución
Fomentamos la participación de todos los miembros del equipo en la mejora de los procesos.
Realizamos experimentos controlados para probar nuevas ideas de mejora.
Adaptamos las prácticas Kanban según las necesidades específicas de cada área de 23people.
Métricas y análisis
Buscamos ser predecibles en lo que hacemos, es decir, poder indicar estimaciones confiables de cuanto tiempo nos tomará realizar algo. Esto debe ser basado en datos.
Para lograr flujos predecibles y mejorar constantemente nuestros procesos, medimos y analizamos al menos las siguientes métricas clave:
Cycle Time: Tiempo que tarda una tarea desde que se inicia en determinada etapa A hasta que se completa en determinada etapa B.
Lead Time: Tiempo total desde que se solicita una tarea hasta que se entrega al cliente interno o externo.
Throughput: Número de tareas completadas por unidad de tiempo.
Utilizamos estas métricas para:
Proporcionar estimaciones más precisas a clientes internos y externos.
Establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) basados en datos históricos de rendimiento.
Identificar áreas de mejora en nuestros procesos.
Evaluar el impacto de los cambios implementados.
Conclusión
La adopción del método Kanban en 23people nos permite gestionar eficazmente todos nuestros flujos de trabajo, independientemente de su origen o naturaleza. Al implementar estas prácticas, no solo mejoramos nuestra eficiencia interna, sino que también aumentamos nuestra capacidad para cumplir y superar las expectativas de nuestros clientes, tanto externos como internos.
La capacidad de proporcionar estimaciones precisas y medir nuestro rendimiento nos posiciona como una organización ágil y confiable en un mercado cada vez más competitivo. Continuaremos refinando y adaptando nuestras prácticas Kanban para asegurar una mejora continua en todos nuestros procesos y la entrega constante de valor a nuestros clientes y nuestros propios profesionales.